Tags & Korrespondenten organisieren
Bring Ordnung in dein Archiv mit Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen.
Organisation in Paperless
Paperless nutzt drei Hauptkategorien zur Organisation. Anders als bei klassischen Ordnerstrukturen kannst du ein Dokument mehreren Kategorien zuordnen.
Korrespondent
Von wem stammt das Dokument? (z.B. Telekom, Finanzamt, Amazon)
Dokumenttyp
Was fuer ein Dokument ist es? (z.B. Rechnung, Vertrag, Brief)
Tags
Flexible Schlagwoerter (z.B. Steuer 2024, Wichtig, Archiv)
Der Unterschied
Korrespondenten verwalten
Korrespondenten sind die Absender oder Ersteller deiner Dokumente. Paperless versucht diese automatisch zu erkennen.
Korrespondent erstellen
Gehe zu Verwalten → Korrespondenten → + Hinzufuegen
Felder:
- • Name: Name des Absenders (z.B. "Telekom")
- • Uebereinstimmung: Suchbegriffe fuer automatische Zuordnung
- • Algorithmus: Wie soll gematcht werden?
Matching konfigurieren
Der Matching-Algorithmus bestimmt, wie Paperless Dokumente automatisch zuordnet:
Einer der Begriffe muss vorkommen
Alle Begriffe muessen vorkommen
Exakter Text muss vorkommen
Regex fuer komplexe Muster
Machine Learning lernt aus deinen Zuordnungen
Beispiele fuer Korrespondenten
| Korrespondent | Uebereinstimmung | Algorithmus |
|---|---|---|
| Telekom | telekom, t-mobile, congstar | Beliebig |
| Amazon | amazon | Auto |
| Finanzamt | finanzamt, steuerbescheid | Beliebig |
| Hausverwaltung | hausverwaltung mueller | Alle |
Dokumenttypen verwalten
Dokumenttypen beschreiben die Art des Dokuments. Eine gute Typisierung hilft beim schnellen Finden und Filtern.
Dokumenttyp erstellen
Gehe zu Verwalten → Dokumenttypen → + Hinzufuegen
Empfohlene Dokumenttypen
rechnung, invoice, beleg
vertrag, vereinbarung, kontrakt
schreiben, mitteilung
kontoauszug, bankauszug
arzt, krankenhaus, rezept
bescheinigung, nachweis, bestaetigung
steuerbescheid, steuererklarung
mietvertrag, nebenkostenabrechnung
Tags verwalten
Tags sind die flexibelste Organisationsform. Nutze sie fuer alles, was nicht in Korrespondent oder Dokumenttyp passt.
Tag erstellen
Gehe zu Verwalten → Tags → + Hinzufuegen
Optionen:
- • Name: Aussagekraeftiger Name
- • Farbe: Farbcode zur visuellen Unterscheidung
- • Inbox-Tag: Markiert Dokumente als "neu/unbearbeitet"
Tag-Strategien
📅 Nach Jahr
Nuetzlich fuer die Steuererklaerung und jaehrliche Uebersichten.
⚡ Nach Status
Workflow-Tags fuer die Bearbeitung.
📁 Nach Projekt/Thema
Gruppiere zusammengehoerige Dokumente.
Inbox-Tag
Dokumente kategorisieren
Dokument oeffnen
Klicke auf ein Dokument in der Liste, um die Detailansicht zu oeffnen.
Metadaten bearbeiten
In der Seitenleiste kannst du bearbeiten:
- • Titel: Aussagekraeftiger Name
- • Korrespondent: Auswaehlen oder neu erstellen
- • Dokumenttyp: Art des Dokuments
- • Tags: Einen oder mehrere auswaehlen
- • Datum: Dokumentdatum korrigieren
Speichern
Aenderungen werden automatisch gespeichert. Du kannst das Fenster einfach schliessen.
Mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten
Fuer Massenbearbeitung:
- 1 Waehle mehrere Dokumente mit den Checkboxen aus
- 2 Klicke auf "Ausgewaehlte bearbeiten" in der Toolbar
- 3 Setze Tags, Korrespondent oder Dokumenttyp fuer alle gleichzeitig
Automatische Zuordnung optimieren
Paperless lernt aus deinen manuellen Zuordnungen. Je mehr du kategorisierst, desto besser werden die automatischen Vorschlaege.
Praezise Matching-Begriffe
Nutze eindeutige Begriffe, die nur bei diesem Korrespondenten vorkommen.
Auto-Algorithmus nutzen
Lass das Machine Learning aus deinen Zuordnungen lernen.
Konsistent zuordnen
Verwende immer die gleichen Korrespondenten und Typen fuer gleiche Dokumente.
Regelmaessig pruefen
Kontrolliere ab und zu die automatischen Zuordnungen und korrigiere Fehler.
Tipp
Suchen und Filtern
Mit gut organisierten Dokumenten findest du alles in Sekunden.
Filteroptionen
- • Volltextsuche: Durchsucht den gesamten Dokumentinhalt
- • Nach Korrespondent: Alle Dokumente eines Absenders
- • Nach Dokumenttyp: Alle Rechnungen, Vertraege, etc.
- • Nach Tags: Kombiniere mehrere Tags
- • Nach Datum: Zeitraum eingrenzen
Gespeicherte Ansichten
Speichere haeufig genutzte Filter als "Ansicht":
- 1. Stelle die gewuenschten Filter ein
- 2. Klicke auf "Ansicht speichern"
- 3. Gib einen Namen ein (z.B. "Rechnungen 2024")
Gespeicherte Ansichten erscheinen in der Seitenleiste fuer schnellen Zugriff.