Rechnungen erstellen
Von der ersten Rechnung bis zu wiederkehrenden Abrechnungen - so nutzt du InvoiceShelf effizient.
➕ Schritt 1: Neue Rechnung anlegen
Es gibt mehrere Wege eine neue Rechnung zu erstellen:
Schnellstart
Klicke auf + Neu oben rechts und waehle Rechnung.
Aus Kundenprofil
Oeffne den Kunden → Klicke Neue Rechnung. Kundendaten sind vorausgefuellt.
Aus Angebot
Angebot oeffnen → In Rechnung umwandeln. Alle Positionen werden uebernommen.
Aus Projekt
Projekt oeffnen → Abrechnen. Erfasste Zeiten werden zu Positionen.
👤 Schritt 2: Kunde auswaehlen
Im Rechnungsformular waehle zuerst den Kunden aus:
- Klicke auf das Kunde-Feld
- Tippe den Namen ein - bestehende Kunden werden vorgeschlagen
- Waehle den Kunden aus oder lege einen neuen an
Neuen Kunden schnell anlegen
Wenn der Kunde nicht existiert, klicke auf + Neuen Kunden erstellen. Fuellst du nur den Namen aus, kannst du spaeter weitere Details ergaenzen.
Rechnungsadresse
📝 Schritt 3: Positionen hinzufuegen
Fuege die Rechnungspositionen hinzu:
Felder pro Position
| Produkt/Service | Beschreibung der Leistung. Aus Produktkatalog oder frei eingeben. |
| Beschreibung | Optionale Details. Wird auf der Rechnung angezeigt. |
| Menge | Stueckzahl oder Stunden |
| Einzelpreis | Preis pro Einheit (netto) |
| Steuer | Steuersatz auswaehlen (19%, 7%, 0%) |
Tipps fuer Positionen:
- Klicke + Position hinzufuegen fuer weitere Zeilen
- Ziehe Positionen per Drag & Drop um die Reihenfolge zu aendern
- Nutze den Produktkatalog fuer wiederkehrende Leistungen
Produktkatalog nutzen
📅 Schritt 4: Datum und Zahlungsziel
Setze die wichtigen Datumsfelder:
Rechnungsdatum
Standard ist heute. Aendere es nur wenn die Leistung an einem anderen Tag erbracht wurde.
Faelligkeitsdatum
Wird aus den Zahlungsbedingungen berechnet (z.B. 14 Tage). Kann manuell angepasst werden.
Leistungszeitraum
💰 Schritt 5: Rabatte hinzufuegen
InvoiceShelf bietet flexible Rabattoptionen:
Positionsrabatt
Direkt bei der Position eingeben. Gut fuer individuelle Nachlaesse.
Gesamtrabatt
Unter der Positionsliste: Prozentual oder als Festbetrag auf die gesamte Rechnung.
Rabatte dokumentieren
👁️ Schritt 6: Vorschau und Speichern
Bevor du die Rechnung abschickst:
- Klicke auf Vorschau um die PDF-Ansicht zu sehen
- Pruefe alle Angaben auf Richtigkeit
- Klicke Speichern um die Rechnung als Entwurf zu sichern
Rechnungsstatus
- Entwurf: Noch nicht versendet, kann bearbeitet werden
- Gesendet: Beim Kunden, wartet auf Zahlung
- Teilweise bezahlt: Anzahlung eingegangen
- Bezahlt: Vollstaendig beglichen
- Ueberfaellig: Zahlungsziel ueberschritten
📤 Schritt 7: Rechnung versenden
Es gibt mehrere Wege die Rechnung zum Kunden zu bringen:
Per E-Mail
- Klicke auf E-Mail senden
- Passe den Betreff und Text an
- PDF wird automatisch angehaengt
- Klicke Senden
PDF Download
- Klicke auf Download
- PDF wird heruntergeladen
- Manuell per E-Mail oder Post versenden
Kundenportal
- Kunde erhaelt Link zum Portal
- Kann Rechnung dort einsehen
- Direkte Online-Zahlung moeglich
- Klicke auf Drucken
- Fuer physischen Postversand
- Klassisch aber manchmal noetig
Lesebestaetigung
🔄 Schritt 8: Wiederkehrende Rechnungen
Fuer regelmaessige Abrechnungen (Hosting, Wartung, Abos) nutze wiederkehrende Rechnungen:
- Gehe zu Wiederkehrend → Neue wiederkehrende Rechnung
- Waehle Kunde und Positionen wie bei einer normalen Rechnung
- Stelle das Intervall ein (monatlich, vierteljaehrlich, jaehrlich)
- Waehle das Startdatum
- Optional: Enddatum oder Anzahl der Wiederholungen
- Aktiviere Automatisch versenden
Verfuegbare Intervalle
Automatisierung
📋 Schritt 9: Angebote und Gutschriften
Neben Rechnungen kannst du auch erstellen:
Angebote (Quotes)
Wie eine Rechnung, aber unverbindlich. Kann vom Kunden angenommen werden.
- • Neu → Angebot erstellen
- • Kunde kann im Portal annehmen
- • Mit einem Klick in Rechnung umwandeln
Gutschriften
Fuer Rueckerstattungen oder Korrekturen.
- • Neu → Gutschrift erstellen
- • Auf bestehende Rechnung beziehen
- • Wird automatisch vom Saldo abgezogen
Rechnungen nie loeschen