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Kunden & Projekte verwalten

InvoiceShelf als Mini-CRM nutzen: Kundendaten pflegen, Projekte organisieren und Arbeitszeit erfassen.

⏱️ 20 Minuten 📊 Einfach
➕ Schritt 1: Neuen Kunden anlegen +

Gehe zu Kunden → + Neuer Kunde und fulle die Felder aus:

Grunddaten

Firmenname Vollstaendiger Firmenname oder Name bei Privatpersonen
Kontaktperson Vor- und Nachname des Ansprechpartners
E-Mail Wichtig fuer Rechnungsversand und Kundenportal
Telefon Fuer Rueckfragen
Website Optional, fuer deine Referenzen

Rechnungsadresse

  • • Strasse und Hausnummer
  • • PLZ und Ort
  • • Land (wichtig fuer EU-Rechnungen)
💡

Mehrere Kontakte

Pro Kunde kannst du mehrere Kontaktpersonen anlegen. Praktisch wenn Rechnungen an die Buchhaltung und Angebote an den Einkauf gehen sollen.
📊 Schritt 2: Geschaeftsdaten pflegen +

Im Tab Details findest du wichtige Geschaeftsinformationen:

Steuerdaten

  • USt-IdNr.: Fuer B2B in der EU (Reverse Charge)
  • Steuernummer: Falls keine USt-IdNr. vorhanden

Konditionen

  • Zahlungsziel: Kunde-spezifische Frist
  • Waehrung: EUR, CHF, USD, etc.
  • Sprache: Fuer Rechnungen/Angebote

Rabatte

  • Kundenrabatt: Wird automatisch angewendet
  • Prozentual oder Festbetrag

Kreditlimit

  • Maximaler offener Betrag
  • Warnung bei Ueberschreitung
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USt-IdNr. pruefen

Bei EU-Geschaeftskunden solltest du die USt-IdNr. im BZSt-Portal pruefen bevor du Reverse-Charge anwendest. InvoiceShelf bietet hier keine automatische Pruefung.
🌐 Schritt 3: Kundenportal aktivieren +

Das Kundenportal ermoeglicht Selbstbedienung:

Was kann der Kunde im Portal?

  • • Rechnungen einsehen: Alle offenen und bezahlten Rechnungen
  • • Online bezahlen: Per Kreditkarte, PayPal, etc.
  • • Angebote annehmen: Mit einem Klick
  • • Dokumente herunterladen: PDFs, Vertraege, etc.
  • • Kontostand sehen: Offene Betraege auf einen Blick

Portal-Zugang einrichten:

  1. Oeffne den Kunden
  2. Gehe zu Kontakte
  3. Aktiviere Portal-Zugang beim Kontakt
  4. Der Kontakt erhaelt automatisch einen Login-Link
✅

Weniger Nachfragen

Mit dem Kundenportal reduzierst du Anfragen wie "Wo finde ich meine letzte Rechnung?" erheblich. Kunden koennen sich selbst helfen.
📁 Schritt 4: Projekte anlegen +

Projekte helfen dir Arbeiten zu organisieren und abzurechnen:

  1. Gehe zu Projekte → + Neues Projekt
  2. Waehle den Kunden aus
  3. Gib einen Namen ein (z.B. "Website Redesign 2024")
  4. Optional: Budget und Deadline festlegen

Projektfelder

Budget (Betrag) Maximaler Rechnungsbetrag fuer das Projekt
Budget (Stunden) Maximale Stunden fuer das Projekt
Stundensatz Projektspezifischer Satz (ueberschreibt Standard)
Deadline Faelligkeitsdatum des Projekts
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Projekt vs. Kunde

Nutze Projekte um verschiedene Auftraege fuer denselben Kunden zu trennen. So siehst du auf einen Blick welche Arbeiten zu welchem Auftrag gehoeren.
✅ Schritt 5: Aufgaben erstellen +

Aufgaben (Tasks) sind einzelne Taetigkeiten innerhalb eines Projekts:

  1. Gehe zu Aufgaben → + Neue Aufgabe
  2. Waehle Kunde und optional Projekt
  3. Gib eine Beschreibung ein
  4. Optional: Status setzen (Backlog, In Arbeit, Erledigt, etc.)

Aufgaben-Status

  • Backlog: Geplant, noch nicht begonnen
  • In Arbeit: Aktuell dran
  • In Review: Wartet auf Feedback
  • Erledigt: Fertig, bereit zur Abrechnung

Du kannst auch eigene Status-Kategorien unter Einstellungen → Aufgaben-Status anlegen.

⏱️ Schritt 6: Zeiterfassung nutzen +

InvoiceShelf hat eine eingebaute Zeiterfassung:

Timer starten

  1. Oeffne die Aufgabe
  2. Klicke auf Start
  3. Timer laeuft im Hintergrund
  4. Klicke Stop wenn fertig

Manuelle Eingabe

  1. Oeffne die Aufgabe
  2. Klicke auf + Zeiteintrag
  3. Gib Start- und Endzeit ein
  4. Oder: Direkt die Dauer eingeben

Mehrere Zeiteintraege

Eine Aufgabe kann mehrere Zeiteintraege haben - z.B. wenn du an verschiedenen Tagen daran arbeitest. Alle werden zusammengezaehlt und koennen zusammen abgerechnet werden.

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Transparenz fuer Kunden

Bei der Abrechnung kannst du die detaillierten Zeiten auf der Rechnung anzeigen. Kunden sehen genau wofuer sie zahlen.
💶 Schritt 7: Zeit abrechnen +

So wird erfasste Zeit zur Rechnung:

Einzelne Aufgabe abrechnen

  1. Oeffne die Aufgabe
  2. Klicke In Rechnung umwandeln
  3. Zeit wird als Position hinzugefuegt
  4. Rechnung vervollstaendigen und versenden

Projekt abrechnen

  1. Oeffne das Projekt
  2. Klicke Abrechnen
  3. Alle nicht-abgerechneten Aufgaben werden erfasst
  4. Waehle welche Aufgaben auf die Rechnung sollen

Sammelrechnung

  1. Gehe zu Aufgaben
  2. Filtere nach Kunde
  3. Waehle mehrere Aufgaben aus
  4. Klicke Rechnung erstellen
💡

Stundensatz

Der Stundensatz wird so ermittelt: Aufgabe → Projekt → Kunde → Firmenstandard. Du kannst also auf jeder Ebene spezifische Saetze festlegen.
🧾 Schritt 8: Ausgaben erfassen +

Neben Zeit kannst du auch Ausgaben (Expenses) einem Kunden oder Projekt zuordnen:

  1. Gehe zu Ausgaben → + Neue Ausgabe
  2. Waehle Lieferant (wer hat die Rechnung gestellt)
  3. Gib den Betrag ein
  4. Ordne Kunde und Projekt zu
  5. Optional: Beleg hochladen

Ausgaben weiterberechnen

Aktiviere "Abrechenbar" um die Ausgabe auf eine Kundenrechnung zu setzen. Du kannst auch einen Aufschlag definieren (z.B. 10% Handling).

⚠️

Belege aufbewahren

Lade Belege zu Ausgaben hoch. So hast du alles an einem Ort und bist fuer Pruefungen gewappnet.
📈 Schritt 9: Kundenuebersicht nutzen +

Im Kundenprofil siehst du alle wichtigen Informationen auf einen Blick:

Aktivitaet

  • • Alle Rechnungen des Kunden
  • • Angebote und deren Status
  • • Zahlungshistorie

Finanzen

  • • Gesamtumsatz mit dem Kunden
  • • Offene Betraege
  • • Durchschnittliche Zahlungszeit

Projekte

  • • Laufende Projekte
  • • Budget-Auslastung
  • • Offene Aufgaben

Dokumente

  • • Hochgeladene Dateien
  • • Vertraege, Briefings, etc.
  • • Alles am Kunden gebunden

Haeufige Fragen

Kann ich Kunden aus einer Excel-Liste importieren? ▸
Ja! Unter Einstellungen → Import kannst du Kunden aus CSV/Excel importieren. Mappe die Spalten auf die InvoiceShelf Felder und importiere.
Wie archiviere ich inaktive Kunden? ▸
Oeffne den Kunden und waehle Archivieren. Archivierte Kunden tauchen nicht mehr in Listen auf, aber die Historie bleibt erhalten.
Kann ich Notizen zu Kunden speichern? ▸
Ja, im Kundenprofil gibt es ein Notizen-Feld fuer interne Anmerkungen. Diese sind nur fuer dich sichtbar, nicht fuer den Kunden.
Wie verwalte ich verschiedene Abteilungen eines Kunden? ▸
Lege mehrere Kontakte beim Kunden an - einen pro Abteilung. Beim Rechnungsversand waehlst du dann den passenden Empfaenger.
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