InvoiceShelf einrichten
Nach der Installation: Firmendaten eintragen, Steuersaetze konfigurieren und E-Mail-Versand aktivieren.
🔑 Schritt 1: Erster Login
Nach der Installation erreichst du InvoiceShelf unter deiner Domain (z.B. rechnung.deine-domain.de).
- Oeffne die URL in deinem Browser
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten an
- Beim ersten Login wirst du durch einen Setup-Wizard gefuehrt
Zugangsdaten
🏢 Schritt 2: Firmendaten eintragen
Gehe zu Einstellungen → Firmendaten und trage deine Informationen ein:
Pflichtangaben fuer Rechnungen (Deutschland)
- Firmenname: Vollstaendiger Name oder dein Name bei Einzelunternehmen
- Adresse: Strasse, PLZ, Ort
- Steuernummer: Oder USt-IdNr. bei Regelbesteuerung
- E-Mail: Geschaeftliche E-Mail-Adresse
- Telefon: Optional aber empfohlen
Bankverbindung
- Kontoinhaber: Name auf dem Geschaeftskonto
- IBAN: Deine Bankverbindung
- BIC: Bei internationalen Kunden wichtig
- Bank: Name der Bank
Rechtliche Pflicht
🎨 Schritt 3: Logo hochladen
Ein professionelles Logo macht Eindruck. So laedt du es hoch:
- Gehe zu Einstellungen → Firmendaten
- Klicke auf den Logo-Bereich
- Waehle deine Logo-Datei aus
Empfohlene Logo-Spezifikationen
- • Format: PNG oder SVG (transparent)
- • Groesse: mind. 300px breit
- • Seitenverhaeltnis: Querformat funktioniert am besten
- • Dateigroesse: max. 2 MB
💶 Schritt 4: Steuersaetze konfigurieren
Gehe zu Einstellungen → Steuersaetze und lege die relevanten Steuersaetze an:
Standard (19%)
- Name: MwSt. 19%
- Satz: 19
- Fuer: Die meisten Waren und Dienstleistungen
Ermaessigt (7%)
- Name: MwSt. 7%
- Satz: 7
- Fuer: Buecher, Lebensmittel, etc.
Steuerfrei (0%)
- Name: Steuerfrei
- Satz: 0
- Fuer: Kleinunternehmer, EU-Reverse-Charge
Reverse Charge
- Name: Reverse Charge
- Satz: 0
- Fuer: B2B innerhalb EU
Kleinunternehmerregelung
🔢 Schritt 5: Rechnungsnummern festlegen
Gehe zu Einstellungen → Generierte Nummern und definiere dein Nummernschema:
Beispiele fuer Nummernformate
| Muster | Ergebnis |
|---|---|
| {$year}-{$counter} | 2024-001 |
| RE{$year}{$counter} | RE2024001 |
| {$date:Ym}-{$counter} | 202401-001 |
| INV-{$counter} | INV-00001 |
Fortlaufend und lueckenlos
Du kannst auch separate Nummernkreise fuer Angebote und Gutschriften festlegen:
- Angebote: z.B. ANG-{$year}-{$counter}
- Gutschriften: z.B. GS-{$year}-{$counter}
📧 Schritt 6: E-Mail-Versand einrichten
Um Rechnungen direkt per E-Mail versenden zu koennen, konfiguriere den SMTP-Versand unter Einstellungen → E-Mail-Einstellungen:
SMTP-Konfiguration (bei sgit.space Mailserver)
| SMTP-Server | mail.deine-domain.de |
| Port | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL) |
| Benutzername | rechnung@deine-domain.de |
| Passwort | Dein E-Mail-Passwort |
| Verschluesselung | TLS |
Test-E-Mail senden:
- Klicke auf "Test-E-Mail senden"
- Gib deine eigene E-Mail-Adresse ein
- Pruefe ob die E-Mail ankommt
Professioneller Absender
🎨 Schritt 7: Rechnungsdesign anpassen
Unter Einstellungen → Rechnungsdesign kannst du das Aussehen deiner Rechnungen anpassen:
Vorlagen auswaehlen
InvoiceShelf bietet verschiedene vorgefertigte Templates. Waehle eines aus und passe es nach deinen Wuenschen an.
Farben anpassen
Primaerfarbe auf deine Firmenfarbe setzen fuer ein einheitliches Erscheinungsbild.
Fusszeile konfigurieren
Hier kommen Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und rechtliche Hinweise hin.
Kleinunternehmer-Hinweis
"Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
📅 Schritt 8: Zahlungsbedingungen festlegen
Unter Einstellungen → Zahlungsbedingungen legst du Standard-Zahlungsfristen fest:
Uebliche Fristen
- • Sofort: Zahlung bei Erhalt
- • 7 Tage: Sehr kurz
- • 14 Tage: Standard
- • 30 Tage: Grosszuegig
Skonto (optional)
- • "2% Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen"
- • Motiviert zu schneller Zahlung
- • Muss auf Rechnung stehen