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Zahlungen & Mahnwesen

Zahlungen verwalten, automatische Erinnerungen einrichten und den Ueberblick ueber offene Posten behalten.

⏱️ 25 Minuten 📊 Mittel

✅ Schritt 1: Zahlung erfassen +

Wenn ein Kunde bezahlt hat, erfasst du die Zahlung so:

Oeffne die bezahlte Rechnung
Klicke auf Zahlung erfassen
Gib den Betrag ein (oder uebernimm den Rechnungsbetrag)
Waehle das Zahlungsdatum
Waehle die Zahlungsart
Klicke Speichern

Zahlungsarten

• Ueberweisung • Kreditkarte • PayPal • Lastschrift • Bar • Scheck • Krypto • Sonstige

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Teilzahlung

Bei Teilzahlungen gib einfach den gezahlten Betrag ein. Die Rechnung zeigt dann "Teilweise bezahlt" und den offenen Restbetrag.

🌐 Schritt 2: Online-Zahlungen einrichten +

Lasse Kunden direkt online bezahlen:

Unterstuetzte Payment Gateways

Beliebt

• Stripe (Kreditkarte, SEPA)
• PayPal
• Mollie
• GoCardless (Lastschrift)

Weitere

• Square
• Braintree
• Authorize.net
• WePay

Gateway einrichten (am Beispiel Stripe):

Gehe zu Einstellungen → Online-Zahlungen
Klicke + Gateway hinzufuegen
Waehle Stripe
Gib deine API-Keys ein (aus dem Stripe Dashboard)
Aktiviere die gewuenschten Zahlungsmethoden
Speichern

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Schnellere Zahlung

Studien zeigen: Rechnungen mit Online-Zahlungsoption werden bis zu 50% schneller bezahlt. Der Aufwand fuer die Einrichtung lohnt sich!

🔔 Schritt 3: Automatische Erinnerungen +

InvoiceShelf kann automatisch Zahlungserinnerungen versenden:

Gehe zu Einstellungen → E-Mail-Einstellungen → Erinnerungen
Konfiguriere bis zu 3 Erinnerungsstufen
Aktiviere Automatisch senden

Empfohlene Konfiguration

Stufe	Zeitpunkt	Ton
1. Erinnerung	3 Tage nach Faelligkeit	Freundlich
2. Erinnerung	10 Tage nach Faelligkeit	Bestimmt
3. Erinnerung	21 Tage nach Faelligkeit	Nachdrücklich

Optionen pro Erinnerung

• Tage: Vor (-) oder nach (+) Faelligkeit
• Betreff: Individueller E-Mail-Betreff
• Text: Eigener E-Mail-Inhalt
• Gebuehr: Optional Mahngebuehr hinzufuegen
• Verzugszinsen: Optional Zinsen berechnen

⚠️

Vorsicht bei Gebuehren

Mahngebuehren und Verzugszinsen muessen rechtlich zulaessig sein. Bei Verbrauchern gelten andere Regeln als bei B2B. Im Zweifel: Anwalt fragen.

📨 Schritt 4: Mahnungen manuell versenden +

Fuer individuelle Faelle kannst du auch manuell mahnen:

Oeffne die ueberfaellige Rechnung
Klicke auf Weitere Aktionen → Erinnerung senden
Passe den Text an wenn noetig
Klicke Senden

💡

Erinnerung vor Faelligkeit

Du kannst auch eine "Vorab-Erinnerung" einrichten - z.B. 3 Tage VOR Faelligkeit. Manche Kunden schaetzen das als freundlichen Service.

📋 Schritt 5: Offene Posten verwalten +

Behalte den Ueberblick ueber ausstehende Zahlungen:

Dashboard-Widgets

Offene Rechnungen: Summe aller unbezahlten Rechnungen
Ueberfaellig: Summe nach Faelligkeit
Diesen Monat faellig: Was bald kommt
Durchschnittliche Zahlungszeit: Wie lange Kunden brauchen

Rechnungen nach Status filtern:

Gehe zu Rechnungen
Klicke auf Filter
Waehle den Status: Gesendet, Ueberfaellig, Teilweise bezahlt

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Regelmaessig pruefen

Schau mindestens woechentlich auf deine offenen Posten. Je schneller du auf Zahlungsverzoegerungen reagierst, desto besser die Erfolgsquote.

↩️ Schritt 6: Gutschriften und Rueckerstattungen +

Manchmal musst du Geld zurueckgeben oder gutschreiben:

Gutschrift erstellen

Gehe zu Gutschriften → + Neue Gutschrift
Waehle den Kunden
Gib die zu stornierenden Positionen ein
Verweise auf die Original-Rechnung
Speichern und versenden

Die Gutschrift wird automatisch vom Kundensaldo abgezogen.

Rueckerstattung bei Online-Zahlung

Oeffne die Zahlung
Klicke Rueckerstattung
Gib den Betrag ein (ganz oder teilweise)
Die Rueckerstattung wird ueber den Payment Gateway ausgefuehrt

⚠️

Dokumentation

Dokumentiere immer den Grund fuer Gutschriften/Rueckerstattungen. Nutze das Notizen-Feld fuer interne Vermerke.

🔄 Schritt 7: Zahlungen abgleichen +

Um sicherzustellen dass alle Zahlungen erfasst sind:

Manueller Abgleich

Kontoauszug oeffnen
Zahlungseingaenge mit InvoiceShelf vergleichen
Fehlende Zahlungen nachtragen
Bei Unstimmigkeiten: Rechnung und Kundenzahlung pruefen

Automatischer Import (Premium)

InvoiceShelf kann Banktransaktionen automatisch importieren und mit offenen Rechnungen abgleichen. Diese Funktion erfordert ggf. zusaetzliche Integration.

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Verwendungszweck

Bitte Kunden im Verwendungszweck die Rechnungsnummer anzugeben. Das erleichtert die Zuordnung erheblich.

📊 Schritt 8: Reports und Auswertungen +

InvoiceShelf bietet umfangreiche Berichte unter Berichte:

Einnahmen

• Umsatz nach Zeitraum
• Umsatz nach Kunde
• Umsatz nach Produkt
• Vergleich mit Vorperioden

Offene Posten

• Altersstruktur (30/60/90 Tage)
• Offene Betraege nach Kunde
• Ueberfaellige Rechnungen

Zahlungen

• Zahlungseingaenge nach Datum
• Zahlungsarten-Verteilung
• Durchschnittliche Zahlungszeit

Steuern

• USt-Uebersicht fuer Voranmeldung
• Steuern nach Zeitraum
• Export fuer Steuerberater

Berichte exportieren:

PDF fuer Praesentation/Archiv
CSV/Excel fuer Weiterverarbeitung
Direkt per E-Mail an Steuerberater

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Monatliche Routine

Erstelle dir eine monatliche Routine: Am Monatsende Berichte exportieren, offene Posten pruefen, Mahnwesen checken. So behältst du immer den Ueberblick.

💡 Schritt 9: Best Practices fuer Forderungsmanagement +

Tipps fuer weniger Zahlungsausfaelle:

Praevention

• Kurze Zahlungsfristen setzen (14 Tage statt 30)
• Online-Zahlung anbieten
• Bei Neukunden: Vorkasse oder Anzahlung
• Bonitaet bei Grossauftraegen pruefen

Fruehwarnung

• Dashboard taeglich checken
• Automatische Erinnerungen aktivieren
• Bei ersten Anzeichen: Persoenlich nachfassen

Eskalation

• Nach 3 Mahnungen: Telefonisch Kontakt
• Ratenzahlung anbieten wenn noetig
• Ab 60 Tagen: Inkasso erwaegen
• Letzte Option: Gerichtliches Mahnverfahren

Haeufige Fragen

Wie hoch duerfen Mahngebuehren sein? ▸

Bei B2B: Gesetzliche Pauschale von 40€ ab Verzug. Bei Verbrauchern: Nur tatsaechliche Kosten. Verzugszinsen: 5% ueber Basiszins (Verbraucher) bzw. 9% (B2B). Stand: 2024.

Wann ist ein Kunde im Verzug? ▸

30 Tage nach Faelligkeit automatisch (bei Rechnungen mit Datum). Oder sofort, wenn die Rechnung ein konkretes Zahlungsziel nennt und das ueberschritten ist.

Kann ich Zahlungen rueckgaengig machen? ▸

Ja, oeffne die Zahlung und klicke auf Stornieren. Die Rechnung wird wieder als offen markiert. Bei Online-Zahlungen: Nutze die Rueckerstattungs-Funktion.

Wie exportiere ich Daten fuer den Steuerberater? ▸

Unter Berichte findest du die USt-Uebersicht. Exportiere als CSV oder PDF. Fuer DATEV: Es gibt spezielle Export-Formate unter Einstellungen → Export.

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