Business Workflows
⚠️ UngeprüftAutomatisiere Geschaeftsprozesse. Mehr Zeit fuers Wesentliche, weniger Routine.
Fuer wen ist das?
Kleine Unternehmen, Startups und Teams die wiederkehrende Aufgaben automatisieren wollen. Jeder Workflow ist praxiserprobt und kann an deine Beduerfnisse angepasst werden.
📥 Workflow 1: Lead Capture Pipeline
Kontaktanfragen automatisch erfassen, in CRM speichern und Vertrieb benachrichtigen.
Webhook
Kontaktformular → Airtable/Notion
Lead speichern → Email
Bestaetigung → Slack
Team informieren
Schritt 1: Webhook fuer Kontaktformular
// Eingehende Daten vom Kontaktformular
{
"name": "Max Mustermann",
"email": "max@firma.de",
"company": "Musterfirma GmbH",
"phone": "+49 123 456789",
"message": "Interesse an Ihrem Produkt...",
"source": "website",
"timestamp": "2026-01-15T10:30:00Z"
}
Schritt 2: Lead in Airtable/Notion speichern
Schritt 3: Automatische Bestaetigung senden
Schritt 4: Team per Slack informieren
Jede Anfrage wird sofort erfasst, der Kunde erhält eine Bestätigung,
und das Vertriebsteam wird informiert - alles in Sekunden, 24/7.
Eingehende Rechnungen automatisch in Paperless archivieren und Buchhaltung informieren.
IMAP
Email Trigger
→
IF
Hat Anhang?
→
Paperless
Upload
→
Slack
IMAP Email Trigger konfigurieren:
- Mailbox:
rechnungen@firma.de
- Oder: Filter auf Betreff "Rechnung"
- Poll Interval:
5 Minuten
Paperless-ngx API Upload:
Buchhaltung informieren:
Nutze ein dediziertes Postfach nur für Rechnungen, oder filtere streng nach Absender.
Sonst landen auch Spam-Mails in deinem Archiv.
Jeden Freitag einen Überblick über KPIs per Email an das Management.
Schedule
Fr 17:00
→
API Calls
Daten sammeln
→
Aggregate
Zusammenfassen
→
Email
Report senden
Daten aus verschiedenen Quellen sammeln:
// Diese Nodes parallel ausführen:
// 1. Neue Leads diese Woche (Airtable)
GET https://api.airtable.com/v0/BASE_ID/Leads?filterByFormula=...
// 2. Umsatz diese Woche (InvoiceShelf/Buchhaltung)
GET https://invoiceshelf.domain.de/api/v1/invoices?from=...&to=...
// 3. Support Tickets (Freshdesk/Zendesk)
GET https://api.freshdesk.com/v2/tickets?created_since=...
// 4. Website Traffic (Plausible/Umami)
GET https://plausible.io/api/v1/stats/aggregate?site_id=...
Report Email generieren:
Nutze den HTML to PDF Node um den Report als PDF anzuhängen.
Sieht professioneller aus und kann archiviert werden.
Neukunden automatisch willkommen heissen und durch den Onboarding-Prozess fuehren.
Webhook
Neuer Kunde
→
Email 1
Willkommen
→
Wait
2 Tage
→
Email 2
Erste Schritte
Onboarding-Sequenz:
Tag
Aktion
Inhalt
0
Willkommens-Email
Zugangsdaten, erste Schritte
+2
Tutorial-Email
Video-Anleitung, FAQ-Link
+5
Check-in Email
"Wie läuft's? Fragen?"
+14
Feedback-Anfrage
NPS-Umfrage, Bewertung
Wait Node fuer Verzoegerungen:
# Zwischen den Emails warten
Resume: After Time Interval
Amount: 2
Unit: Days
# Oder: Bestimmte Uhrzeit
Resume: At Specified Time
Time: 09:00
Füge einen IF Node hinzu der prüft ob der Kunde noch aktiv ist.
Du willst keine Onboarding-Mails an gekündigte Kunden senden.
Automatische Benachrichtigung wenn Produkte unter den Mindestbestand fallen.
Schedule
täglich 8:00
→
Database
Bestand prüfen
→
IF
Unter Minimum?
→
Email/Slack
WARNUNG
SQL Query fuer niedrigen Bestand:
Warnung formatieren:
Vor wichtigen Meetings automatisch relevante Infos zusammenstellen und versenden.
Schedule
stündlich
→
Google Calendar
Meetings in 1h
→
CRM
Kundendaten
→
Email
Kalender-Events filtern:
Meeting-Brief zusammenstellen:
Erfahre sofort wenn jemand deine Marke oder Produkte online erwaehnt.
Schedule
alle 30 Min
→
Google Alerts
RSS Feed
→
Filter
Neue Items
→
Slack
Google Alerts RSS einrichten:
- Gehe zu google.com/alerts
- Erstelle Alert für "Firmenname" oder "Produktname"
- Lieferung: RSS-Feed wählen
- RSS-URL in n8n RSS Read Node einfügen
Mention-Benachrichtigung:
Erweitere mit einem KI-Node (OpenAI/Claude) um die Stimmung zu analysieren.
Bei negativen Erwähnungen: Sofort Alarm an PR-Team.
📋
Prozesse erst verstehen
Automatisiere nur Prozesse die du vollständig verstehst. Schlechte Prozesse automatisieren macht sie nur schneller schlecht.
🧪
Ausgiebig testen
Teste mit echten Daten bevor du live gehst. Automatische Mails an Kunden mit Fehlern sind peinlich.
📊
Monitoring einbauen
Füge Error-Handling hinzu. Bei Fehlern: Benachrichtigung an IT statt stillschweigend fehlschlagen.
📝
Dokumentieren
Nutze Sticky Notes im Workflow. In 6 Monaten weißt du sonst nicht mehr warum du etwas so gebaut hast.
🔒
Datenschutz beachten
Kundendaten nur wo nötig. Keine sensiblen Daten in Logs oder externen Services speichern.
Haeufige Fragen
Die meisten CRMs haben eine REST API. Nutze den HTTP Request Node mit API-Key Authentication.
Für Salesforce, HubSpot, Pipedrive gibt es auch fertige Nodes in n8n.
Ja! Ein Workflow kann andere Workflows per Execute Workflow Node aufrufen.
Ideal für wiederverwendbare Bausteine wie "Slack Nachricht senden" oder "Lead in CRM anlegen".
Tipps für Performance:
- Split In Batches Node für Stapelverarbeitung
- Pagination bei API-Calls nutzen
- Nur benötigte Felder abfragen
- Bei sehr großen Jobs: Worker Mode aktivieren
Richte einen Error Workflow ein der bei jedem Fehler ausgeführt wird.
Dieser kann dich per Email/Slack benachrichtigen. Unter Settings → Workflow Settings.
Weitere Workflows
Massgeschneiderte Automatisierung?
Wir analysieren deine Prozesse und bauen Workflows die perfekt zu deinem Business passen.
Beratung anfragen →